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Unidad de Trámite documentario

Unidad de Trámite documentario

Funciones generales

  • Organizar, coordinar, dirigir y supervisar las actividades y programas relacionados al trámite documentario y archivo, así como cuidar su normal funcionamiento y oportunidad.
  • Programar, dirigir y controlar el registro documentario por el Sistema de Procesamiento Automático de Datos.Recibir, registrar y dar curso a la documentación oficial de la Universidad.
  • Dirigir, coordinar y controlar las actividades de archivo de la Secretaría General y del Archivo de la documentación administrativa de las diferentes dependencias de la Universidad.
  • Coordinar y controlar la ejecución del cumplimiento de los trámites en los plazos previstos.
  • Mantener el Archivo General del Rectorado y Secretaría General.Establecer y mantener comunicación mediante correo electrónico con las dependencias académicas, administrativas Y Filiales de la USP.
  • Las demás que le asigne la Secretaría General dentro del ámbito de su competencia.

Funciones específicas

  • Programar y dirigir las actividades de recepción, verificación y clasificación de los trámites documentarios y archivo.
  • Dirigir en forma oportuna la distribución de toda la correspondencia recepcionada.
  • Informar a los usuarios sobre el estado de la documentación presentada.
  • Coordinar la entrega de las resoluciones y/o informes una vez concluido el trámite.
  • Coordinar el trámite de la documentación para la autenticación y legalización de los documentos emitidos por la Universidad.
  • Supervisar la correcta administración del trámite documentario a nivel de toda la Universidad.
  • Coordinar la revisión y visación de las copias de los documentos expedidos por la Secretaría General.
  • Dirigir los procedimientos técnicos en concordancia con los criterios modernos en archivo.
  • Evaluar las actividades de la Unidad y determinar las medidas correctivas para el buen funcionamiento del mismo.
  • Realizar otras funciones afines al cargo y las asignadas por el jefe de la Oficina.

Horario de atención: Lunes a viernes de: 08:00 am – a 1:00 pm y 03:30 am – a 7:30 pm.